4 conseils pour en finir avec les réservations non honorées.

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Les réservations non honorées, c’est la hantise de tout professionnel de l’animal de compagnie qui propose un service. Que vous soyez une Pension pour Chien/Chat, Educateur(trice) canin, Comportementaliste, Pet Sitter, vous êtes régulièrement confrontés à ce problème.

Temps perdu, manque à gagner, désorganisation… Les annulations de dernière minute ou les clients qui ne se présentent tout simplement pas, sans prévenir, sont un vrai manque à gagner. 

Une solution efficace : Les Arrhes ! 

Kookie vous donne toutes les bonnes raisons de mettre ce système en place. Sans être trop brutal dans votre démarche de mettre en place un système d’arrhes, vous pouvez l’imposer en douceur à tous vos clients. En commençant par les orienter de manière systématique vers la réservation en ligne avec My Kookie

La prise de contact 100% en ligne va les amener à se plier ou à avoir des comportements digitaux de consommation. Pour les plus réticents au changement, voici l’intérêt d’un tel système : une réservation possible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, l’information instantanée de disponibilité, un rappel de rendez-vous via sms (en option), et enfin la possibilité d’arriver sereinement le jour J sans rien régler (si l’encaissement s’est fait à 100% en ligne). 

Si vous ne fonctionnez pas déjà avec un système d’arrhes, prévoyez de l’indiquer dans vos conditions générales de vente pour commencer. Mais affichez-le également de manière bien visible par tous, à l’accueil de votre bureau ou sur votre site internet. Trouvez une façon de le présenter qui soit suffisamment claire pour tous. Ne vous contentez pas de renvoyer toute votre clientèle vers l’intégralité de vos conditions, souvent denses et peu attractives. Présentez cette nouvelle fonctionnalité avec tous ses intérêts du point de vue du propriétaire de l’animal de compagnie. Prévenez également vos clients avant la mise en place de ce nouveau système pour éviter qu’ils ne sentent pris au dépourvu. Expliquez-leur de vive voix, restez le plus simple et le plus spontané possible. Je vous invite à lire cet article du Crédit Agricole sur les chiffres époustouflants de la puissance du paiement en ligne

1 – Automatisez la prise d’arrhes en ligne 

Au moment où le client réserve un séjour, une prestation ou un cours, on lui demande de verser un pourcentage du total de la prestation. Ce paiement vous permet d’avoir une meilleure visibilité de votre chiffre d’affaires sur une période donnée. En effet, vous pouvez compter sur la quasi-intégralité du chiffre d’affaires prévu (pour des prestations effectuées) grâce aux arrhes. Car la clientèle s’engage en versant une certaine somme pour valider sa réservation. Et pour les réservations annulées ou non honorées (un très faible pourcentage), les arrhes restent encaissables par vous. 

« Un des atouts de la réservation en ligne, c’est de faire payer automatiquement une partie de la prestation pour engager les clients lors de leurs prises de réservation pour leur animal. Depuis la mise en place des arrhes à la réservation, j’ai baissé mon taux de réservations non honorés de près de 50% ! »

2 – Optimisez votre gestion

Les arrhes, parce qu’elles engagent le client, permettent d’avoir une organisation plus claire et donc de gagner du temps. Vous gagnez du temps sur les réservations qui sont la plupart du temps respectées. Donc qui n’ont pas besoin d’être modifiées ou totalement revues. Mais vous pouvez également gagner du temps sur l’encaissement, pour en dédier davantage à chaque animal qui vous est confié et donc à la qualité de vos prestations. 

Cela fonctionne, aussi, si vous donner la possibilité à votre client de régler l’intégralité de la prestation en ligne. Quand il arrive le jour J pour sa réservation, vous ne parlez pas d’argent ! L’effet est psychologique uniquement, car la somme versée reste la même certes, mais cela donne à votre client un sentiment de sérénité et de liberté. Alors pourquoi s’en priver ?

3 – Communiquez efficacement avec vos clients

L’effet psychologique des arrhes est radical. En effet, même si la somme paraît dérisoire, le client ne veut pas l’avoir versée pour rien. Cette somme est envisagée par la clientèle comme une garantie qu’il va honorer son rendez-vous, comme une marque de confiance. Si vous n’utilisez pas du tout ce système, commencez par demander des arrhes d’un montant faible que vous pourrez augmenter par la suite. Ou proposez deux solutions simultanées : les arrhes d’un petit montant ou le règlement total. Finalement, c’est bien ce qui est pratiqué lorsqu’un bon cadeau est émis. Il est réglé au préalable et tout le monde trouve cela tout à fait normal.

4 – Assurez votre trésorerie 

L’argent que vous touchez en arrhes est une base minimale. Bien évidemment, ça n’est jamais ce que vous touchez dans la mesure où les clients honorent leur rendez-vous de manière quasi systématique avec le système d’arrhes. Un chiffre d’affaires garanti. Les transactions en ligne sécurisées de My Kookie vous assurent la certitude d’être payé de ces arrhes.

Autre avantage, celui de pouvoir faire des prévisions et des projets. Si vous naviguez à vue, impossible de vous lancer dans des projets ambitieux. Car la gestion du quotidien vous prend tout votre temps et vous n’avez pas de visibilité financière sur votre activité. Grâce au système d’arrhes, vous pouvez vous faire une idée quasiment exacte de votre trésorerie et chiffre d’affaires des mois suivants. Vous pouvez ainsi ajuster vos offres, avec des promotions par exemple, si vous remarquez que vos objectifs sont loin d’être atteints.

En bref

  • Automatisez la prise d’arrhes. 
    Le système de prise d’arrhes se fait bien plus facilement pour vous et votre client, évidemment, grâce à la réservation en ligne. 
  • Optimisez votre gestion. 
    Les arrhes, parce qu’elles engagent le client, permettent d’avoir une organisation plus claire et donc de gagner du temps.
  • Communiquez efficacement avec vos clients 
    L’effet psychologique des arrhes est radical. 
  • Assurez votre trésorerie.
    Le versement des arrhes permet de simplifier votre comptabilité.

Votre estimation du chiffre d’affaires est alors au plus proche de la réalité. 

Le système des arrhes est définitivement un indispensable si vous souhaitez en finir avec réservations et les rendez-vous non-honorés. 

Il sécurise vos réservations, vous simplifie la vie mais aussi celle de vos clients si le système est mis en place à la fois douceur et qu’il est bien expliqué. 

Cette évolution pour votre activité de Pension Chien/Chat, d’Educateur(trice), de Comportementaliste, ou de Pet Sitter pourrait bien transformer positivement votre chiffre d’affaires mensuel. 

N’attendez pas plus longtemps ! 

La team Kookie se tient à votre disposition pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise. 

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